Muitas são as dúvidas de quem vai organizar, de forma efetiva, todo o processo de montagem de um evento. Portanto, queremos ajudá-lo para que entenda com clareza e aplique o que mais fizer sentido para você e o evento que está organizando.
O primeiro passo é fazer um “raio x” da operação: Qual é o local do evento? Quantos participantes são esperados? Qual é o público-alvo? Entender genuinamente sobre o segmento da empresa realizadora fará total diferença no cenário.
A escolha do local
Mediante o objetivo do evento e seu real propósito, os organizadores deverão mapear os principais locais da cidade de acordo com os anseios do projeto. É imprescindível que haja um planejamento em relação ao número de convidados, com uma margem de segurança de 10% para mais ou para menos de presença. Essa informação vai te ajudar a definir o local adequado.
A acústica da cerimônia é algo que deve ser levado a sério, pois a qualidade da apresentação dependerá disso. Imagine que você tenha o melhor mestre de cerimônias, um conteúdo incrível, mas o microfone falha? Não coloque em risco o seu evento!
Perfil do palestrante
Tenha conhecimento de quem serão os responsáveis por apresentar seu evento. Serão eles as estrelas que darão o ritmo da cerimônia. Então, sintonize com eles o tipo de microfone a ser utilizado — que pode ser de mão com fio ou sem, auricular ou lapela (aqueles presos à roupa) —, pois cada pessoa tem seu estilo e fica mais à vontade ao escolher o equipamento com o qual se sinta mais segura e confortável. Faça testes de qualidade de som e verifique se há algum ruído ou interferência na transmissão, e principalmente tenha aparelhos reservas para a prevenção de possíveis eventualidades. Verifique também se haverá necessidade de contratação de maquiadores, figurinistas, e prepare um background adequado. Lembre-se sempre de colocar água perto do palco, pois a hidratação e o conforto do palestrante são algo fundamental. Seja detalhista!
Participações internacionais
Outro ponto importante é saber com antecedência se haverá palestras em outros idiomas. Em caso positivo, a equipe organizadora deverá contratar cabines de traduções simultâneas de acordo com a diversidade das línguas estrangeiras exigidas (uma cabine por idioma). Sugerimos que os tradutores entendam em particular todo o conteúdo, pois existem casos que há muitos termos técnicos na apresentação, principalmente nas áreas da medicina e odontologia.
Harmonização
Entendemos que todo evento tenha sua alma e seu propósito. Se for uma reunião de negócios, ou um fechamento anual financeiro, por exemplo, a conotação será mais séria. Caso seja um lançamento de produtos ou a apresentação das novidades gerais da empresa, tende a ser mais descontraída. O importante é sintonizar esse espírito junto ao audiovisual. A tecnologia nos permite criar cenários com definição de luzes e cores, projeções que darão efeitos impecáveis para seus convidados. A cenografia tem seu papel essencial, portanto analise junto a um técnico competente a capacidade elétrica do local, a quantidade de fontes de energia, sua voltagem e a compatibilidade com os equipamentos. Atente-se aos detalhes que poderão comprometer significativamente a sua cerimônia!
Apresentações especiais
Analise o cronograma e verifique se haverá atividades extras, como shows ou coquetéis mais descontraídos depois da apresentação formal. Esse tipo de ambiente exigirá equipamentos específicos de som e iluminação, portanto, tenha em mãos uma playlist especialmente selecionada para o ambiente e convidados. Uma sugestão interessante é analisar a contratação de um DJ, que com certeza dará um toque e animação especiais. Avalie a mesa de som, projeções, microfones e toda a tecnologia de maneira totalmente exclusiva, pois esse local exigirá uma programação independente da estrutura principal do evento.
Dicas importantes da Focus Audiovisual:
Tenha em mãos um mapa completo da cerimônia e seu cronograma com os horários definidos de cada palestra, coffee break e atividades especiais. Assuma as rédeas de tudo e cheque se falta algo a definir.
Sugestão de check list:
- Agende o quanto antes uma visita técnica ao local;
- Teste os equipamentos com até 2 horas de antecedência do início da apresentação;
- Cheque o arquivo das palestras e verifique se está tudo correto;
- Atente-se se há gerador de energia no local e tenha precauções a uma possível queda;
- Realize reunião de alinhamento com os hostess e os prepare de maneira adequada (postura, comunicação, figurino e cabelo).
E o mais importante: Realize seu evento com paixão, expresse sua marca e seu toque pessoal, pois isso com certeza trará um brilho incomparável a esse momento!