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COMO COMPOR UM SISTEMA DE AUDIOVISUAL PARA SEU EVENTO

Muitas são as dúvidas para quem vai organizar de forma efetiva todo o processo, portanto, queremos ajudá-lo para que entenda com clareza o que mais fará sentido para você. O primeiro passo é fazer um “raio x” da operação, qual o local da cerimônia, quantos participantes serão esperados e quem será o público-alvo. Entender genuinamente sobre o segmento da empresa realizadora fará total diferença no cenário.

A escolha do local

Mediante o objetivo do evento e seu real propósito, os organizadores deverão mapear os principais locais da cidade de acordo com os anseios do projeto. É imprescindível que haja um planejamento em relação ao número de convidados, com uma margem de segurança de 10% para mais ou para menos de presença. Essa informação vai te ajudar a definir A acústica da cerimônia é algo que deve ser levado a sério, pois a qualidade da apresentação dependerá disso. Imagine que você tenha o melhor mestre de cerimônias, um conteúdo incrível e o microfone falha? Não coloque em risco o seu evento!

Perfil do palestrante

Tenha conhecimento de quem serão os responsáveis por apresentar seu evento. Serão eles as ‘estrelas’ que darão o ritmo da cerimônia, sintonize com eles o tipo de microfone a ser utilizado, que podem ser de mão com fio ou sem, auricular ou lapela (aqueles presos à roupa), pois cada pessoa tem seu estilo e fica mais à vontade ao escolher o equipamento que ele se sinta mais seguro e confortável. Faça testes de qualidade de som e verifique se há algum ruído ou interferência na transmissão e principalmente tenha aparelhos reservas para prevenção de possíveis eventualidades. Verifique também se haverá necessidade de contratação de maquiadores, figurinistas e prepare um background adequado. Lembre-se sempre de colocar água perto do palco, a hidratação e conforto do palestrante é fundamental, seja detalhista!

Participações internacionais

Outro ponto importante é saber com antecedência se haverá palestras em outros idiomas. A equipe organizadora deverá contratar cabines de traduções simultâneas de acordo com a diversidade das línguas estrangeiras exigidas (uma cabine por idioma). Sugerimos que os tradutores entendam em particular todo o conteúdo, pois existem casos que há muitos termos técnicos na apresentação, principalmente nas áreas da medicina e odontologia. “Extremamente necessário que o profissional da tradução não só entenda o idioma proposto, mas sim os termos específicos do conteúdo apresentado”, revela Milena Villaverde, que há 12 anos atua no mercado de traduções para eventos e alerta sobre a importância de uma Coordenadora local engajada e com um conhecimento sobre as especializações.

Harmonização

Entendemos que todo evento tenha sua alma e seu propósito. Se for uma reunião de negócios, ou um fechamento anual financeiro por exemplo, a conotação será mais séria. Caso seja um lançamento de produtos ou a apresentação das novidades gerais da empresa, tende a ser mais descontraída. O importante é sintonizar esse ‘espírito’ junto ao audiovisual. A tecnologia nos permite criar cenários com definição de luzes e cores, projeções que darão efeitos impecáveis para seus convidados. A cenografia tem seu papel essencial, portanto analise junto à um técnico competente sobre a capacidade elétrica do local, a quantidade de fontes de energia, sua voltagem e a compatibilidade com os equipamentos. Se atente aos detalhes que poderão comprometer significativamente sua cerimônia!

Apresentações especiais

Analise o cronograma e verifique se terão atividades extras como shows ou coquetéis mais descontraídos depois da apresentação formal. Esse tipo de ambiente exigirá equipamentos específicos de som e iluminação, portanto, tenha em mãos uma playlist especialmente selecionada para o este ambiente e convidados. Uma sugestão interessante é analisar a contratação de um DJ, que com certeza dará um toque e animação especiais. Avalie a mesa de som, projeções, microfones e toda tecnologia de maneira totalmente exclusiva, pois esse local exigirá uma programação independente da estrutura principal do evento.

Dicas importantes da Focus Audiovisual:

Tenha em mãos um mapa completo da cerimônia e seu cronograma com os horários definidos de cada palestra, coffe break e atividades especiais. Tenha as ‘rédeas’ de tudo e cheque se falta algo a definir.

Sugestão de check list:

  • Agende o quanto antes uma visita técnica no local;
  • Teste os equipamentos com até 2 horas de antecedência do início da apresentação;
  • Cheque o arquivo das palestras e verifique se está tudo correto;
  • Se atente se tem gerador de energia no local, tenha precauções a uma possível queda;
  • Realize reunião de alinhamento com os ‘hostess’ e os prepare de maneira adequada (postura, comunicação, figurino e cabelo).

E o mais importante: Realize seu evento com paixão, expresse sua marca e seu toque pessoal, com certeza dará um brilho incomparável à esse momento!

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