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COMO PLANEJAR UM EVENTO DE SUCESSO?

Luz, câmera, ação. O mundo audiovisual é uma arte. Um evento impecável se constrói através de minuciosos detalhes estudados cuidadosamente. Realizar Workshops e treinamentos é uma demanda estratégica para as empresas e uma complexa atividade que exige planejamento e atenção, antes, durante e após a produção. O alto índice de eficiência dessa ação é a soma de medidas imprescindíveis e assertivas, pois “Aquele momento não terá replay, um item de desatenção pode comprometer toda a operação”, enfatiza José Roberto Belini, Controller e Diretor Executivo da Focus Audiovisual que prioriza a capacitação permanente do seu corpo técnico que realiza um perfeito diagnóstico pré-evento.

Comprometimento na Ação

Para criar algo com sucesso absoluto, é necessário o envolvimento pleno de profissionais organizados e uma série de execuções simultâneas com eficiência. O primeiro passo é ter claro o real propósito da ação e de forma objetiva definir o ‘tema’ que será peça chave de todo o processo. “Acreditamos que a escolha do mote garantirá a essência e o posicionamento consistente daquele momento”, ressalta Rodrigo Boaretto, Analista de Marketing da Focus Audiovisual. “Isso ajudará na construção das próximas etapas”, completa Boaretto. É fundamental escolher um assunto que esteja em harmonia com o segmento e objetivos da empresa organizadora, pois será a base do projeto. Um tema bem definido proporcionará visão sistêmica e gerará insights na equipe e em todos os envolvidos.

Como começar?

Responda as perguntas: Qual o público-alvo? Qual o número de participantes? Quais os equipamentos técnicos compatíveis para o ambiente escolhido? São questões importantes a serem definidas logo após a definição do tema.

Através de um checklist estruturado, o produtor-organizador deve metrificar o cenário e suas condições, mensurar os efeitos de possíveis erros e estabelecer precauções. “Sugiro sempre trabalharmos preventivamente para que tenhamos um alto índice de assertividade”, enfatiza J.R. Belini, que revela a importância da visita técnica previamente no local escolhido para a ação.

Acerte no orçamento

Outro ponto importante é mensurar os recursos financeiros destinados àquele evento para não ter surpresas e incompatibilidades. “Estudar o melhor custo benefício é o mais inteligente a fazer dentro de cenários tão delicados como os atuais”, revela Daniele Belini, Diretora Comercial da Focus Audiovisual.

Realizar um evento é como reger uma orquestra, é cuidar de todos os pontos harmonicamente e escolher equipamentos e recursos audiovisuais como se fossem os “músicos” principais desse momento, pois serão vitais para que o ‘concerto’ se realize sem riscos. Definir com exatidão a quantidade e modelos de telões versus número de participantes, data shows, flipcharts, notebooks, caixas de som, microfones, cabines de traduções simultâneas, será imprescindível para a montagem da estrutura ideal e do investimento assertivo da operação. “Auxiliamos nossos clientes a contratarem apenas o que realmente servirá para aquela ocasião”, lembra Daniel Gerone, Coordenador de Operações da Focus Audiovisual.

“Temos a preocupação de proporcionar um orçamento justo, com diferencial de atendimento e qualidade de serviços. O que nos interessa são as relações duradouras com nossos clientes e parceiros”, enfatiza J. R. Belini.

10 Dicas da Focus Audiovisual para o sucesso do seu evento:

  1. Escolha a melhor Data/horário e um local compatível com as expectativas da ação;
  2. Defina um tema relacionado com a essência do objetivo, produto ou marca;
  3. Contrate uma eficiente empresa de serviços audiovisuais e agende a visita técnica com antecedência;
  4. Defina o público-alvo (interno ou externo) e quantidade de participantes;
  5. Escolha os palestrantes ‘chaves’ para o sucesso da ação;
  6. Verifique a necessidade de materiais impressos para serem distribuídos in loco;
  7. Divulgue seu evento adequadamente em mídias de interesse ou veículos da Imprensa (de acordo com o propósito) e crie formatos específicos de convites (digitais e impressos);
  8. Defina líderes para cada área de atuação (Logística, Marketing, Vendas…) e acompanhe de perto o trabalho dos envolvidos;
  9. Salve e teste todas as apresentações em diversas mídias para evitar transtornos e imprevistos;
  10. Invista no pós-evento, receba o feedback do público, conheça os pontos de destaque e itens de melhorias da sua ação.

Enjoy!!

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